L'automazione robotica dei processi (RPA) è emersa di recente come uno strumento chiave per le aziende che desiderano digitalizzare le loro attività principali. Mentre le ondate di digital transformation continuano a rimodellare il modo in cui le aziende operano in tutto il mondo, il software RPA per la trasformazione aziendale può aiutare a sollevare i dipendenti da compiti manuali e ripetitivi, dai semplici fogli di calcolo all'onboarding completamente automatizzato dei dipendenti.
Tuttavia, cosa fa esattamente l'RPA per aiutarvi a raggiungere i vostri obiettivi aziendali e cosa significa per voi e per il resto della vostra organizzazione? I nostri esperti discutono la potenza dell'automazione robotica dei processi e la sua importanza per i vostri sforzi di digital transformation .
Cosa significa esattamente automazione robotica dei processi (RPA)?
La RPA è un'automazione che utilizza software robotici, noti anche come "bot". Questi bot possono essere programmati per eseguire compiti che in genere verrebbero svolti da un essere umano in un'interfaccia software. L'RPA viene utilizzata in genere quando si tratta di un'attività ripetitiva ma importante, come la raccolta di informazioni da vari fogli di calcolo siloed.
Questo non solo riduce il carico di lavoro dei dipendenti, ma aumenta anche l'accuratezza, riduce la possibilità di errore umano e può persino aiutare le aziende a mantenere la conformità alle leggi sulla privacy dei dati.
Come potete trasformare la vostra azienda utilizzando la RPA?
1. L'estrazione dei dati
Il data mining è un processo che consiste nel setacciare i numerosi silos di dati della vostra azienda per trovare informazioni rilevanti:
- Comportamento del cliente;
- Utilizzo del prodotto;
- Coinvolgimento dei dipendenti;
- Dati regionali sales
- Tutto ciò che può essere misurato con i set di dati digitali
L'RPA per la trasformazione aziendale è l'unico metodo pratico per eseguire l'estrazione dei dati, perché la consultazione manuale dei fogli di calcolo è impossibile da eseguire rapidamente e comporta un elevato rischio di errore umano dovuto alla stanchezza. L'impostazione di un bot RPA per combinare automaticamente alcuni dati in entrata in un unico cruscotto potrebbe aiutarvi a individuare opportunità di business che altrimenti avreste potuto trascurare.
2. Elaborazione delle fatture
Uno dei tanti compiti importanti dei reparti finanziari è l'elaborazione delle fatture. Ogni piccolo errore può creare scompiglio nei dati dell'azienda.
L'RPA per la trasformazione aziendale elimina la possibilità di errore umano e libera il personale finanziario dal compito banale di modificare, verificare e inviare le fatture. Le aziende possono risparmiare tempo, migliorare l'accuratezza e scongiurare potenziali catastrofi impostando un bot RPA per abbinare clienti e ordini e generare automaticamente le fatture.
3. L'inserimento dei dipendenti
La RPA può fare molto di più che automatizzare l'estrazione dei dati e le attività finanziarie. Può anche aiutare notevolmente il reparto risorse umane di un'azienda. L'automazione è utilizzata dai dipartimenti delle risorse umane di tutto il mondo per aiutare a gestire importanti aree aziendali; l'inizio del percorso dei dipendenti ne è un esempio.
I controlli del background, la raccolta dei dati delle buste paga, le referenze e altre procedure fanno tipicamente parte del processo di onboarding. Poiché in questa fase del processo non è necessaria l'interazione umana, la business transformation RPA può essere utilizzata per accelerare e migliorare il processo di onboarding. L'automazione di questo processo consente inoltre di liberare tempo per concentrarsi su questioni HR più urgenti.
4. Customer service
Una risposta rapida alle richieste di customer service è ritenuta fondamentale dal 90% dei clienti. In genere ciò significa dieci minuti o meno. La magica finestra di dieci minuti, tuttavia, è solo un sogno irrealizzabile per le aziende con una base di clienti considerevole e reparti customer service con poco personale. Come può la vostra azienda affrontare questo problema?
Una di queste soluzioni, spesso considerata l'applicazione più comune della RPA, è rappresentata dai chatbot. Agendo come una sorta di filtro per il team di customer service , possono migliorare drasticamente i servizi ai clienti. Il carico di lavoro può essere ridotto in modo significativo creando un chatbot RPA per la trasformazione aziendale in grado di rispondere alle richieste frequenti dei clienti. Con un tasso medio di deviazione di un chatbot del 50%, il carico di lavoro del team di customer service può essere dimezzato.
5. Archiviazione delle informazioni sui clienti
Per molte aziende è difficile archiviare e gestire i dati. Mantenere i dati sicuri e in buone condizioni è difficile a causa delle dimensioni dei set di dati e delle severe leggi sulla sicurezza dei dati.
La RPA può essere configurata per eseguire attività cruciali per la salute dei dati, come la cancellazione e l'archiviazione di dati obsoleti e l'anonimizzazione di set di dati. Poiché offre un livello di accuratezza superiore e non richiede l'interazione umana con i dati sensibili, la RPA è ora ampiamente utilizzata dalle aziende per la gestione dei dati dei clienti, con il risultato di un ecosistema complessivamente più sicuro.
È possibile automatizzare i processi robotizzati per la trasformazione digitale del business?
È possibile anche automatizzare completamente il processo di automazione. È necessario individuare i problemi prima di iniziare a costruire automazioni RPA per assistere i vari reparti dell'organizzazione. Dato che molti processi sono sepolti all'interno di altri programmi e attività offline, questo può essere più facile a dirsi che a farsi.
Questa fase della strategia di automazione comporta in genere la delineazione manuale di tutti i processi aziendali, il che può richiedere molto tempo. Per questo motivo, molte aziende decidono di abbandonare completamente i progetti o semplicemente di indovinare dove concentrare le risorse RPA. La strategia "spray and pray" raramente ha successo nell'ottimizzazione dei processi e può addirittura causare ulteriori problemi all'azienda.
Di conseguenza, consigliamo di individuare un partner affidabile per l'individuazione dei processi automatizzati. Il modo in cui la vostra organizzazione opera viene monitorato dal software di rilevamento automatico dei processi, che combina l'intelligenza artificiale e l'RPA per trovare incongruenze e colli di bottiglia che possono essere migliorati per una maggiore efficienza. Questa potrebbe essere la migliore linea d'azione se non pensavate di avere il tempo o le risorse per implementare l'RPA.
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Indipendentemente dal settore o dal ruolo aziendale, l'automazione dei processi continua a rivelarsi come uno dei modi più innovativi per aumentare l'efficienza dei processi, la produttività e per servire meglio i clienti.
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